Vous recherchez les meilleurs outils de collaboration en ligne pendant cette pandémie mondiale ? Ce doit être un défi, car nous travaillons tous depuis chez nous. Cependant, nous avons la chance de pouvoir travailler tous ensemble à une époque où les technologies de communication sont incroyables.
Si votre organisation n’a pas l’expérience de la gestion d’une équipe à distance, la collaboration à distance peut être délicate. Avoir quelques membres de l’équipe qui travaillent de temps en temps à domicile est une chose, mais transformer toute une équipe de travail interne en équipe à distance nécessite une planification minutieuse.
Avant de nous pencher sur la manière dont vous pouvez utiliser cette technologie pour accroître la productivité lorsque vous êtes loin du bureau, prenons du recul et examinons pourquoi il est essentiel de travailler ensemble. Dans une enquête récente sur les travailleurs du monde entier, Slack a constaté que les caractéristiques essentielles d’un travail d’équipe positif sont les suivantes
- Transparence
- Des responsabilités claires
- Faites confiance à
- Communication
Qu’est-ce qu’un outil de collaboration en ligne ?
Un outil de collaboration en ligne est une plateforme qui permet à une équipe de collaborer et de travailler dans un environnement numérique. Un exemple d’outil de collaboration réussi est celui qui est facile à mettre en place et à utiliser. Il doit également être extrêmement sécurisé et permettre de communiquer par écrit et visuellement.
Dans cet article, nous allons explorer les meilleures fonctionnalités des logiciels de collaboration en ligne pour faire du tir en équipe sur tous les cylindres.
1. Projets de lancement avec appels vidéo
Qu’est-ce qui fait une application de vidéoconférence de haute qualité ? Un logiciel de vidéoconférence de haute qualité doit faire plus que montrer des visages au monde entier. Par exemple, il est utilisé pour divers cas d’utilisation, que l’on souhaite avoir une discussion rapide avec son collègue ou une présentation avec toute son équipe.
Une bonne application de vidéoconférence est celle qui permet de créer facilement un lien de réunion ou des numéros d’appel, de le partager avec d’autres personnes et d’ajouter d’autres personnes au fur et à mesure de la réunion. Elle doit également offrir des fonctionnalités permettant des activités de collaboration telles que le partage d’écran, le chat en direct ou l’annotation, ou encore le tableau blanc.
Ces fonctionnalités sont essentielles pour rendre vos réunions virtuelles aussi productives qu’elles le seraient en personne ; c’est pourquoi nous n’avons inclus que des applications qui prennent en charge ces fonctions.
Dans le même temps, une excellente application de conférence doit être fiable, c’est-à-dire qu’elle doit permettre des appels toujours clairs qui ne sont généralement pas interrompus ou brutaux. Bien que certaines applications soient meilleures pour les petits groupes de personnes, nous avons compilé quelques outils puissants qui peuvent gérer de manière fiable les appels vidéo pour les grands groupes également :
- Zoom
- Rencontre avec Google
- Réunions Cisco Webex
- GoToMeeting
2. Permet de créer, d’attribuer et de suivre des projets
Un excellent outil de collaboration comme Asana, Trello ou Jira permet aux utilisateurs de se coordonner sans effort en attribuant et en suivant les tâches. Pour les projets relativement simples, Trello fonctionne mieux. Il est excellent pour créer des calendriers et des tableaux où les utilisateurs peuvent rapidement déplacer les tâches en fonction de leur statut. Si le projet est complexe, qu’il concerne plusieurs équipes et peut-être même d’autres projets, JIRA offre de solides fonctions de suivi des billets, d’affectation et de flux de travail.
Nous avons compilé quelques outils de collaboration de projet essentiels qui peuvent vous aider à amplifier votre travail d’équipe :
- Asana
- Slack
- Trello
- Doodle
3. Débattre des détails quotidiens
Les applications de chat comme Slack et Microsoft Teams sont souvent le meilleur moyen de communiquer par message direct. Les DM sont là où se trouve la majeure partie du travail, aha ! Les moments et les moments de plaisir ont tendance à se produire.
Ces applications de chat sont également très utiles pour mettre en place des canaux de projet spécifiques où les parties prenantes et les membres du projet peuvent avoir des discussions sur le projet. Cette fonctionnalité essentielle permet aux utilisateurs de disposer automatiquement d’un enregistrement des débats et des décisions dans une archive facilement accessible.
En voici quelques exemples :
- Les équipes Microsoft
- HeySpace
- Zoho Connect
4. Collaborer à la rédaction et à la conception du courrier électronique
Lorsque les utilisateurs ont besoin de commentaires et de suggestions sur la copie, la conception et d’autres éléments des campagnes par courrier électronique, il est essentiel de disposer d’un centre de travail central pour assurer une collaboration efficace. La plateforme de production de courrier électronique offre un générateur de courrier électronique par glisser-déposer, un contrôle de version et la possibilité de créer et de répondre aux commentaires par le biais de commentaires annotés.
Il est facile de partager sur une même plateforme les réactions à votre campagne de courrier électronique provenant du marketing, des rédacteurs, des gestionnaires et d’autres parties prenantes. Ces plateformes permettent de rationaliser le processus d’approbation, de sorte que rien ne passe en production sans que les bonnes personnes ne signent, ce qui est essentiel pour les équipes, qu’elles travaillent à distance ou non. Certains de nos créateurs de courrier électronique préférés sont :
- Mailchimp
- Moonsend
5. Choisissez judicieusement votre outil
Il est essentiel de comprendre la puissance de l’utilisation des bons outils logiciels car elle peut transformer le cycle de vie d’un projet important.
Supposons que votre équipe collabore pour la première fois à la création d’une campagne de marketing par courrier électronique. Si nous pensons que vous travaillez tous à distance, vous devrez choisir et utiliser avec soin les outils de votre équipe pour que le projet respecte la date limite avec succès.
Conclusion
La collaboration en ligne fonctionne bien dans une situation de travail à domicile comme celle que nous connaissons actuellement. Avec une reprise significative du travail à distance, nous avons la chance de ne plus être à l’heure du courrier électronique dans une application, de la vidéoconférence dans une autre, du partage de fichiers dans une autre, etc.
L’intégration n’est pas seulement une clé de l’efficacité et de la productivité, mais elle apporte également un soutien aux travailleurs à distance.
Donner aux travailleurs à distance les outils dont ils ont besoin pour collaborer en temps réel permet aux membres de l’équipe de poursuivre leurs projets aussi naturellement que possible, plutôt que de se battre avec les outils pour accomplir le travail.
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(Image présentée par Allie via Unsplash)
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